ในแวดวงธุรกิจสิ่งหนึ่งที่ผู้คนมักจะใช้เป็นประจำนั่นก็คือห้องประชุม ซึ่งต้องบอกว่าลักษณะห้องประชุมให้เช่าและห้องสัมมนาให้เช่านั้นมีหลายแบบมากๆ ที่จะช่วยเสริมให้การดำเนินการประชุมเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพที่ถือว่าเหมาะกับธุรกิจของคุณ โดยในบทความนี้จะเป็นการมาแนะนำวิธีการจัดห้องประชุม ว่าแต่ละแบบนั้นมีความน่าสนใจอย่างไร สามารถไปหาคำตอบพร้อมๆ กันได้เลย
4 รูปแบบห้องประชุม ที่เพิ่มความ Effective
1. ห้องประชุมแบบเก้าอี้เรียงแถว (Theater Style Meeting Room)
สำหรับห้องประชุมแบบเก้าอี้เรียงแถว จะเป็นการจัดห้องประชุมแถวแนวนอนที่มีเก้าอี้ชิดติดกัน โดยอาจแบ่งเป็นซีกซ้ายและซีกขวาแบบนี้ไปเรื่อย ๆ จนถึงแถวสุดท้าย หรือจะเป็นเก้าอี้เรียงตัวเป็นแนวยาวแถวเดียวก็ได้เหมือนกัน ซึ่งการจัดห้องประชุมแบบนี้จะทำให้ผู้บรรยายอยู่ด้านหน้าห้องตรงกลาง ผู้ฟังสามารถมองเห็นได้ชัดเจน การประชุมแบบนี้จะเน้นตรงภาพและเสียงที่มีการบรรยายจากคนที่ต้องเตรียมพูดบนเวทีอยู่แล้ว แต่ผู้ฟังไม่จำเป็นที่จะต้องจดบันทึกขณะการประชุม หรือลุกขึ้นมามีส่วนร่วมขณะการประชุม การจัดห้องแบบนี้เหมาะกับการประชุมแบบสัมมนา อบรม แถลงข่าว townhall หรือ product launch
2. ห้องประชุมแบบโต๊ะเรียน (Classroom Style Meeting Room)
การจัดห้องประชุมแบบโต๊ะเรียน ก็เป็นสิ่งหนึ่งที่ใครหลายคนต่างก็เลือกใช้ โดยการจัดห้องประชุมจะมีในส่วนของโต๊ะและเก้าอี้เพื่อผู้เข้าประชุมสามารถจดรายละเอียดของผู้บรรยายหน้าห้องได้ โดยการประชุมแบบนี้ก็จะเน้นใช้โปรเจคเตอร์ในการฉายสไลด์ เหมาะสำหรับการประชุมที่มีคนเข้าร่วมจำนวนมาก ผู้บรรยายไม่จำเป็นต้องสื่อสารกับผู้ที่เข้ามาประชุมทุกคน ส่วนมากจะเห็นในการอภิปรายขนาดใหญ่ๆ ที่ผู้เชี่ยวชาญเน้นมาให้ความรู้ และหากต้องการสอบถามหรือสงสัยในจุดไหนสามารถยกมือถามได้ การจัดห้องประชุมแบบเหมาะสำหรับงานสัมมนา เทรนนิ่ง อบรม หรือการประชุมที่มีการจดบันทึก
3. ห้องประชุมแบบเรียงโต๊ะเป็นตัว U (U-Shape Meeting Room)
ในส่วนของห้องประชุมแบบเรียงเป็นตัว U ถือว่าเป็นการจัดห้องประชุมที่นิยมเป็นอย่างมาก โดยจะมีโต๊ะและเก้าอี้เรียงเป็นตัว U โดยให้ผู้บรรยายอยู่กลางห้อง และสามารถเดินไปหาคนที่ร่วมประชุมเพื่อทำการสื่อสารกับทุกคนได้ง่ายๆ การประชุมนี้จะเหมาะกับกลุ่มคนไม่เยอะ และไม่จำเป็นต้องประชุมตามตำแหน่งหรืออำนาจอะไรใดๆ เพราะทุกคนสามารถสื่อสารได้เท่าเทียมกันอย่างแน่นอน ขึ้นอยู่กับว่าผู้บรรยายหรือผู้จัดประชุมจะสุ่มคนให้เป็นคนพูดบ้าง แน่นอนว่ายังเหมาะแก่การจดเนื้อหาการประชุมเพราะมีโต๊ะนั่งได้อีกด้วย การจัดประชุมแบบนี้นิยมจัดสำหรับการประชุมภายใน ผู้ถือหุ้น หรือการประชุมที่ต้องมีการพูดคุยปรึกษาระหว่างกัน
4. ห้องประชุมแบบกลุ่ม (Group Workshop Meeting Room)
สุดท้ายการจัดห้องประชุมแบบกลุ่ม คือการจัดวางโต๊ะและเก้าอี้ที่เป็นแบบวงกลม โดยโต๊ะหนึ่งอาจจะมีที่นั่งอยู่ 6 คน และมีการจัดกลุ่มแบบนี้หลายๆ โต๊ะ ถ้ามองดีๆ จะเหมือนการจัดกรุ๊ปออกมาเป็นทีม การจัดแบบนี้ผู้คนในกลุ่มสามารถพูดคุยปรึกษาคนที่นั่งร่วมโต๊ะได้ แม้จะมีผู้บรรยายพูดอยู่ตามจุดต่างๆ หรือก็คือเดินพูดไปทางไหนก็ได้ ซึ่งการประชุมแบบนี้จะเหมาะกับการทำกิจกรรมในทีม เพื่อหาทางปรึกษาหารือ ก่อนที่จะส่งตัวแทนไปพูดเสนอบนหน้าเวที การจัดประชุมแบบนี้เหมาะสำหรับการจัดเวิร์คช็อป Business Pitching, Townhall, Training หรือการจัดประชุมที่ต้องมีการแบ่งกลุ่มทำกิจกรรม
สรุปบทความ
เมื่อพูดถึงการจัดห้องประชุมนั้นมีหลากหลายวิธี ตามที่กล่าวไปข้างต้น ซึ่งแต่ละวิธีนั้นก็มีประสิทธิภาพและข้อดีของตัวเอง อย่างไรก็ตาม การจัดห้องประชุมที่ดีเป็นขั้นตอนที่สำคัญ เพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ ดังนั้นการวางแผนการประชุมนับเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญอย่างมาก โดยเริ่มต้นจากการกำหนดวัตถุประสงค์และประเภทของการประชุมของคุณ จากนั้นเลือกสถานที่ที่เหมาะสมเพื่อให้มีพื้นที่พอเหมาะและสิ่งอำนวยความสะดวกที่จำเป็น ซึ่งทาง Glowfish Conference Halls มีอุปกรณ์อำนวยความสะดวกอย่างครบครัน เช่น จอ LED ขนาด 3x7เมตร โปรเจคเตอร์ หน้าจอ ระบบแสงสีเสียงตามมาตรฐาน จอ Fish LED ที่สามารถนำโลโก้ภาพหรือวิดีโอขึ้นไป display และการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เพื่อให้การประชุมเป็นไปได้อย่างราบรื่น สำหรับบริการของ Glowfish ยังเปิดโอกาสให้ลูกค้าได้ออกแบบและวางโต๊ะแต่ละแบบได้ตามที่ลูกค้าต้องการ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง Casual Set Up Meeting Room รูปแบบห้องประชุมแบบสบาย ๆ ของเราที่มีมากมายให้คุณเลือกใช้งาน พร้อมทีมผู้เชี่ยวชาญ ที่สามารถช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งบรรยากาศและความสวยงามของพื้นที่การประชุมให้เหมาะกับความต้องการของคุณได้อย่างครบครัน